宴請對賓客來說是一種禮遇，舉辦者必須根據有關禮節、禮儀組織好。
確定宴請的目的、名義、范圍和形式
宴請的目的是多種多樣的，可以為某個人也可以為某一事件，如為慶祝節日、紀念日，為展覽會開幕、閉幕，為某工程的動工、竣工等。
名義主要依據主客雙方的身份而確定，也就是說主客身份應該對等。邀請主賓攜夫人出席，主人若已婚，一般以夫婦名義發出邀請。我國大型正式活動以一人名義發出邀請。日常交往小型宴會則根據具體情況以個人名義或夫婦名義出面邀請。
范圍是指請哪些方面人士，請到哪一級別，請多少人，主人一方請什么人出來作陪，這都要考慮各方面因素，如宴請的性質、主賓的身份、國際慣例，還要考慮當前的政治氣候等，各方面都要想到，不能只顧一面。邀請范圍與規模確定之后，即可草擬具體邀請名單，被邀請人的姓名、職務、稱呼以及對方是否有配偶等都要準確。多邊活動尤其要考慮政治關系，對政治上相互對立的國家是否邀請其人員出席同一活動要慎重考慮。
形式在很大程度上取決于當地的習慣做法。一般來說，正式的、規格高的宴請，人數少以宴會為宜，人數多則以冷宴或酒會更為合適。婦女界的活動多用茶會。目前，各國禮賓工作都在簡化，宴請范圍趨向縮小，形式也更為簡便，酒會、冷宴會被廣泛采用，而且中午舉行的酒會往往不請配偶。少數國家招待國賓宴會只請身份較高的陪同人員，不請隨行人員。我國也在進行改革，提倡多舉行冷餐會和酒會以代替宴會。
確定宴請時間、地點
時間應對主賓雙方都合適，注意不要選擇對方的重大節日、假日、有重要活動或禁忌的日子宴請。如對信奉基督教的人士不要選13號或星期五，伊斯蘭教在齋日內白天禁食，宴請宜在日落進行。重大宴請活動時間要與主賓單位商定，小型宴請要征詢主賓意見，可口頭當面約請，亦可用電話聯系。主賓同意后，時間即被認為最后確定，可以按此約請其他賓客。
官方隆重活動的地點一般安排在政府議會大廈或賓館內舉行，其余則按活動性質、規模大小、主人意愿以及實際可能而定，選定場所要容得下全體人員。舉行小型正式宴會，在可能條件下，宴會廳外另設休息廳，供宴會前簡短交談用，待主賓到達后一起進宴會廳入席。
邀請
各種宴請活動，一般均發請柬，這既是禮貌，也是對客人的提醒備忘。便宴經約定后，可發也可不發請柬。工作進餐一般不發請柬。有些國家邀請最高領導人作為主賓參加的活動，需單獨發邀請信，其他賓客發請柬。
請柬一般提前一周至兩周發出（有的地方須提前一個月），以便被邀請的人及早安排。已經口頭約妥的活動，仍應補送請柬，在請柬右上方或左下方注上“備忘”(To remind)字樣。需安排座位的宴請活動，為確切掌握出席情況，往往要求被邀請者答復能否出席。遇此，請柬上一般用法文縮寫注上R、S、V、P（請答復）字樣。如只需不能出席者答復，則可注上Regretsonly（因故不能出席請答復）并注明電話號碼，亦可以在請柬發出之后，用電話詢問能否出席。
在請柬信封上，被邀請的人姓名、職務要書寫清楚準確。國際上習慣對夫婦兩人發一張請柬，在我國國內遇有需要憑請柬入場的場合要每人一張。正式宴會最好能在發請柬之前排好席次，并在信封上角注明席次號。請柬發出后及時落實出席情況，準確記載，以安排并調整席位。即使是不安排席位的活動，也應對出席率有所估計。
訂菜
宴請的酒菜根據活動形式和性質，在規定的預算標準以內安排。選菜不應以主人的愛好為準，主要考慮主賓的愛好與禁忌。如伊斯蘭教用清真席，甚至不用任何含酒精的飲料；印度教徒不能用牛肉；佛教僧侶和一些教徒吃素；也有因身體原因不能吃某種食品的。如果宴會上有個別人有特殊需要，也可單獨為其上菜。大型宴請則應照顧到各個方面。菜肴道數和分量都要適宜，不要簡單地認為海味名貴而泛用，其實不少外國人并不喜歡，特別是海參。在地方上宜用有地方特色的食品招待，用本地產的名酒，不宜到處用茅臺。無論哪一種宴請，事先均應開列菜單，并征求主管負責人的同意。獲準后，如果是宴會，即可印制菜單，菜單一桌兩三份，至少一份，講究的也可以每人一份。
席位安排
正式宴會一般均排席位，有的可以只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。無論采用哪種做法，都要在入席前通知到每個出席者，使大家心中有數，現場還要有人引導。大型宴會，最好是排座位，以免混亂。
國際上的習慣，桌次高低以離主桌位置遠近而定，右高左低。桌數較多時，要擺桌次牌。同一桌上，席位高低以離主人的座位遠近而定。國外的習慣，男女穿插安排，以女主人為準，主賓在女主人右上方，主賓夫人在男主人右上方。我國習慣按個人本身職務排列以便于談話，如夫人出席，常常把女方排在一起，即主人位置可以與主桌主人位置同向，也可以以面對主桌的位置為主位。
禮賓次序是排席位的主要依據。在排席位之前，要把經過落實出席的主、賓雙方名單分別按禮賓次序開列出來。除了禮賓順序之外，在具體安排席位時，還需要考慮其他一些岡素。多邊的活動需要注意客人之問的政治關系，政見分歧大、兩國關系緊張的，盡量避免排在一起。此外，適當照顧各種實際情況，如身份大體相同、使用同一語言、或屬同一專業者可以排在一起。譯員一般安排在主賓的右側，在以長桌做主賓席時，譯員可以考慮安排在對面，便于交談。但一些國家忌諱以背向人，譯員的座位則不能作此安排。在這種情況下，用長桌做主賓席時，主賓席背向群眾的一邊和正面第一排桌背向主賓席的座位均不安排坐人。在許多國家，譯員不上席，為便于交談，譯員坐在主人和主賓的背后。
在國際交往時，安排座位遇特殊情況亦可靈活處理。如遇主賓身份高于主人，為表示對他的敬重，可以把主賓擺在主人的位置上，而主人則坐在主賓位置上，第二主人坐在主賓的左側，但也可按常規安排。如果本國出席人員中有身份高于主人者，如部長請客，總理或副總理出席，可以南身份高者坐主位，主人坐身份高者左側，但少數國家亦有將身份高者安排到其他席位上。主賓有夫人，而主人的夫人又不能出席，通常可以請其他身份相當的婦女作第二主人。如無適當身份的婦女出席，也可以把主賓夫婦安排在主人的左右兩側。席位排妥后要著手寫座位卡，我方舉行的宴會，中文寫在上面，外文寫在下面。卡片用鋼筆或毛筆書寫，字應盡量寫得大些，以便于辨認。便宴、家宴可以不放座位卡，但主人對客人的座位也要有大致安排。
現場布置
宴會廳和休息廳的布置取決于活動的性質和形式。官方正式活動場所的布置應該嚴肅、莊重、大方，不要用紅綠燈、霓虹燈裝飾，可以少量點綴鮮花、刻花等。
宴會可以用圓桌，也可以用長桌或方桌。一桌以上的宴會，桌子之間的距離要適當，各個座位之間也要距離相等。如安排樂隊演奏席間樂，不要離得太近，樂聲宜輕，宴會休息廳通常放小茶幾或小圓桌，與酒會布置類同。如人數少，也可按客廳布置。
冷餐會的菜臺用長方桌，通常靠四周陳設，也可根據宴會廳情況，擺在房間的中間。如坐下用餐可擺四至五人一桌的方桌或圓桌，座位要略多于全體賓客人數，以便客人自由就座。
酒會一般擺小圓桌或茶幾，以便放花瓶、煙缸、干果、小吃等。也可在四周放些椅子，供婦女和老人體弱者就座。
餐具的準備
宴請時餐具是十分重要的。如果以中餐宴請，就必備考究的中餐餐具，這才有中餐的風格，也是對客人的尊重。根據宴請人數和酒、菜的道數準備足夠的餐具。餐桌上的一切用品都要十分清潔衛生，桌布、餐巾都應漿洗潔白并熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟，在宴會之前都應洗凈擦亮。如果是宴會，應該準備每道菜撤換用的菜盤。
中餐用筷子、盤、碗、匙、小碟等。水杯放在菜盤上方，右上方放酒杯，酒杯數目和種類應與所上酒的品種數相同。餐巾疊成花插在水杯中或平放在菜盤上。宴請外國賓客除筷子外，還應擺上刀叉、醬油、醋、辣油醬等作料，通常一桌數份。公筷公勺應備有筷、勺座，一套擺在主人面前。餐桌上應備有煙缸和牙簽。
西餐具擺設與中餐不同。西餐有刀叉、匙、盤、杯等。刀分食用刀、魚刀、肉刀（刀口有鋸齒，用以切牛排豬排）、奶油刀和水果刀。叉分為食用叉、魚叉和龍蝦又。匙有湯匙、茶匙。杯分為茶杯、咖啡杯，均為瓷器，并配小碟。水杯、酒杯多為玻璃制品，不同的酒使用的酒杯規格亦不相同，宴會上有幾道酒就配幾種酒杯。公用刀叉規格一般要大于食用刀叉。西餐具的擺法是正面放食盤（湯盤），左手放叉右手放刀。食盤上方放匙（湯匙及甜食匙），再上方放酒杯，從右起依次放置烈性酒杯（或開胃酒杯）、葡萄酒杯、香檳酒杯、啤酒杯（小杯）。餐巾插在小杯內或擺在食盤上，面包奶油盤放在左上方。吃正餐刀叉數目應與菜的道數相等，按上菜順序由外至里排列，刀口向內。用餐時應按此順序取用。撤盤時，一并撤去使用的刀叉。
宴請程序及現場工作服務
迎客時，主人一般在門口迎接。官方活動除男女主人外，還有少數其他主要官員陪同主人排列成迎賓行，通常稱為迎賓線。其位置宜在客人進行存衣以后進入休息廳之前。與主人握手后，客人由工作人員引進休息廳，或直接進入宴會廳。有些國家在官方隆重場合，客人（包括本國客人）到達時，有專人負責唱名。主賓到達后，主人陪同進休息廳與其他客人見面。休息廳內有相應身份的人員照料客人，由服務人員送飲料。
主人陪同主賓進入宴會廳，全體客人就座，宴會開始，如宴會規模較大，可先請主桌外的客人先坐，貴賓席后入座。
如有正式講話，各國安排講話時間不盡一致。一般正式宴會可在熱菜之后、甜食之前由主人講話，接著由客人講話，也有一入席雙方即講話的。冷餐會和酒會講話時間則更靈活。
吃完水果，主人與主賓起立，宴會即告結束。外國人的日常宴請在女主人為第一主人時，往往以她的行動為準。入席時女主人先坐下，并由女主人招呼客人開始就餐。餐畢，女主人起立，邀請女賓與之共同退出宴會廳，然后男賓起立，隨后進入休息廳或留下吸煙（吃飯過程中一般是不吸煙的），男女賓客在休息廳會齊，即上茶（或咖啡）。
主賓告辭時，主人把主賓送至門口。主賓離去后，原迎賓的人員順序排列，與其他客人握手告別。
家庭便宴較隨便，沒有迎客線。客人到達，主人主動趨前握手。如主人正與其他客人交談，未發現客人到來，則客人應前去握手問候。飯后如無余興，即可陸續告辭。通常男客人與男主人告別，女賓與女主人告別，然后交叉，再與家庭其他成員握別。
工作人員應提前到現場檢查準備工作。如果是宴會，事先要把座位卡及菜單擺上。席位的通知，除在請柬上注明外，大型宴會還應在宴會廳前陳列宴會簡圖，圖上注明每個人的座位，或印出全場席位示意圖，標出出席者位置發予本人。如有講話，要落實講話稿。通常雙方事先交換講話稿，舉辦宴會的一方先提供。代表團訪問，歡迎宴會東道國先提供，答謝宴會則由代表團先提供。雙方講話由何人翻譯，一般要事先談妥。
